Objetivos desta aula

• Aprender a identificar os tipos de documentos;
• Aprender a criar um novo tipo de documento; e
• Aprender a alterar um tipo de documento.

01 - Módulo de Documentação

Antes de mais nada, verifique se o módulo de documentação está ativo. Estando ativo, o ícone será mostrado na tela inicial na cor preta, caso contrário, estará cinza.

Caso não esteja, clique nele, então, ative o módulo de documentação.

02 - Acesso à Documentação do sistema

Para acessar todos os documentos do sistema, clique em “Documentação” no menu lateral.

03 - Tipo de documentos existentes

Os documentos podem ser classificados por tipo ou categorias de documentos.

Classificar os documentos ajuda nos seguintes aspectos:

• Facilita a localização;
• Divide as equipes de trabalho; e
• Agrupa os documentos por validade.

Na listagem indicada, você verá todos os tipos de documentos já criados.

04 - Criando um novo Tipo de documentos

Observe que apenas os “Administradores” podem criar novos tipos de documento. Caso você não seja, a opção de “+ Novo Tipo” não aparecerá.

Para criar um novo tipo de documento, clique em “+ Novo Tipo”.

05 - Novo tipo de documento

Para criar um novo tipo de documento, preencha o seguinte:

• Tipo de documento: escolha um nome curto e objetivo, como, Procedimentos de Segurança;
• Descreva brevemente o conteúdo dos documentos dessa categoria;
• Prefixo: escolha um prefixo com não mais de 4 letras. Esse prefixo antecederá o nome dos documentos, exemplo: PS, para documentos tipo PS-001, PS-002, etc.
• Periodicidade: diga ao sistema a cada quantos dias o documento deve ser revisado. Se ficar em zero, o documento nunca precisará ser revisado.

06 - Editando um tipo de documento

Para alterar qualquer campo do tipo de documento, faça o seguinte:

• Selecione o tipo de documento desejado;
• Clique na barra que está escrito “Mais”; então
• Clique no “lápis” de edição.

07 - Alterando um tipo de Documento

Faça todas as alterações necessárias. Se desejar excluir o tipo de documento, basta selecioná-lo para excluir.

Então, clique em “Alterar”.