Objetivos desta aula

• Localizar determinado documento;
• Verificar a revisão, aprovação e validade; Imprimir ou gravar o documento;
• Verificar quais pessoas foram treinadas no documento; e
• Imprimir o certificado de treinamento.

01 - Módulo de Documentação

Antes de mais nada, verifique se o módulo de documentação está ativo. Estando ativo, o ícone será mostrado na tela inicial na cor preta, caso contrário, estará cinza.

Caso não esteja, clique nele, então, ative o módulo de documentação.

02 - Acesso à Documentação do sistema

Para acessar todos os documentos do sistema, clique em “Documentação” no menu lateral.

03 - Escolhendo o tipo de documento

Os documentos podem ser classificados por tipo, por exemplo:

• Instruções de Serviço;
• Manuais;
• Procedimentos de Segurança;
• Procedimentos da Qualidade;
• Especificações Técnicas; etc.

Caso esteja procurando por um documento específico, selecione o tipo desejado, caso contrário, deixe a seleção em “Todos”.

04 - Escolhendo um documento

Para escolher um documento, basta clicar no nome do correspondente documento listado.

05 - Procurando por um documento

Para localizar um documento listado, basta digitar parte do título ou da descrição.

Tendo encontrado o documento, clique em seu nome para abrir.

Para cancelar a busca e visualizar todos os documentos, apague o filtro no “X” em vermelho.

06 - Dados do Documento

Clicando no documento você verá apenas a última revisão do documento aprovado.

As revisões mais antigas e a que ainda não foi aprovada, só pode ser vista pela equipe de trabalho do documento.

Os dados do documento exibidos são:

• Título;
• Descrição;
• Data da edição e nome do editor;
• Data da aprovação e nome do aprovador; e
• A validade do documento, isto é, data em que o documento deverá ou deveria ser revisado.

07 - Documento em tela cheia

Para facilitar a leitura, você pode clicar no botão para ver o documento em tela cheia.

08 - Certificados de treinamento

Para saber quem já foi treinado no documento, clique no botão respectivo.

09 - Localizando os participantes

Todos os treinamentos realizados no documento estão disponíveis, basta selecionar a revisão desejada.

Lembrando que os trabalhadores treinados na revisão 1 e não na revisão 2, não podem ser considerados como treinados, visto que não conhecem as últimas alterações do documento.

10 - Imprimindo os Certificados de Treinamento

Existem 3 maneiras de se imprimir o certificado de treinamento, são elas:

• Clicando no ícone da impressora no final da listagem, neste caso, será gerado um certificado com o nome de todos os participantes treinados nesta revisão;
• Clicar na data do treinamento, neste caso, o certificado gerado terá apenas os participantes de uma determinada data; e
• Clicando no nome do participante para gerar um certificado individual.

11 - Certificado de treinamento

É importante que após cada treinamento, o certificado seja impresso pelo Tutor e as devidas assinaturas sejam colhidas, evidenciando que o conteúdo do documento foi entendido.

O certificado assinado pode ser usado como evidência em eventuais futuros processos judiciais.

12 - Imprimindo ou gravando o documento

Por ser um documento em PDF, a impressão e a gravação são muito simples, basta clicar no respectivo botão e seguir as instruções.