Objetivos desta aula

• Verificar a situação geral dos Planos de Ação no formato PDCA.
• Ver os detalhes de um Plano de Ação.
• Conhecer o histórico das alterações realizadas no Plano de Ação.
• Imprimir um Plano de Ação.

01 - Acesso aos Planos de Ação - PDCA

Para acessar os Planos de Ação, faça o seguinte:

• Clique em “Plano PDCA”.

02 - Visão geral do Plano de Ação PDCA

A página de visão geral dos Planos de Ação está dividida em 3 partes:

1. Seletor do Plano de Ação;
2. Resumo dos Planos de Ação; e
3. Listagem dos Planos de Ação.

03 - Seletor de Plano de Ação PDCA

À esquerda da página temos o seletor dos planos. No seletor, temos os planos divididos por situação, ou seja:

• Em aberto – estão os planos que foram abertos e sequer se iniciou a sua análise;
• P – Em planejamento – estão os planos que já foram analisados, porém, ainda não se sabe o que se vai fazer;
• D – Em execução – estão os planos cujas ações ainda não foram concluídas;
• C – Em Verificação – estão os planos cujas ações planejadas já foram realizadas, porém, ainda não se tem a certeza de que as ações resolveram o problema;
• A – Em Conclusão – estão os planos que efetivamente resolveram o problema, porém, falta decidir se mais nada pode ser feito;
• Concluídos – estão os planos que não precisam mais de ação e servem como aprendizado para o futuro.
• Cancelados – estão os planos que não foram concluídos e foram cancelados.

04 - Resumo dos Planos de Ação PDCA

O resumo dos planos é dividido em duas linha:

• Todos os Responsáveis – nessa linha se pode ver uma estatística geral dos planos; e
• Seus planos – nessa linha estará a estatísticas dos planos que estão aguardando uma ação da pessoa que está atualmente logada, ou seja, você, por isso aparecerá o seu nome.

Na vertical veremos a quantidade de planos que estão em cada situação, ou seja, em aberto, P, D, C, A e o total.

Observe que ao clicar no número, estaremos selecionando apenas aqueles planos.

05 - Relação dos Planos em andamento

Na relação dos Planos em andamento vocês terão acesso aos planos de ação que ainda carecem de atenção. Nessa relação temos:

• O número do plano;
• A data prevista para o término do plano;
• Um resumo do problema;
• Uma descrição da origem do plano;
• O responsável pela ação corrente; e
• A etapa onde o plano se encontra.

06 - Detalhamento do Plano de Ação

Existe duas formas de se detalhar o plano de ação, são eles:

• Clicando no seletor de planos de ação; ou
• Clicando no botão com o número do plano de ação na relação de planos em aberto.

07 - Visão geral do Plano de Ação

O plano de ação no formato PDCA possui os seguintes campos:

• Origem do Plano de Ação;
• Responsável pela análise;
• Data prevista para o Fechamento;
• Descrição do problema;
• P - Planejamento;
• D - Execução;
• C - Verificação;
• A - Conclusão; e
• Situação do Plano de ação.

Origem do Plano de Ação – oportunidade na qual o problema foi detectado:

• Plano de monitoramento;
• Acidente ou Incidente;
• CIPA – sugestão levantada pelo grupo da CIPA;
• PPRA – ações definidas no PPRA;
• Plano de melhoria;
• Auditoria Interna ou Externa;
• Fiscalização;
• Sugestão ou Denúncia;
• Processo Trabalhista; ou
• Outro motivo.

Responsável pela análise:

• Responsável pela tarefa é aquele que deve tomar uma ação no atual estágio do plano. Por exemplo: um acidente causado por um buraco no chão. Enquanto estiver em fase de planejamento, o responsável será alguém do SESMT. Quando estiver em fase de cotação, o responsável será alguém de compras. Quando estiver na fase de obra, será alguém de serviços gerais. Até, finalmente chegar na fase de conclusão que deverá voltar a responsabilidade ao SESMT.

Data prevista para o Fechamento:

• É a data prevista para a conclusão do plano, ou seja, até quando o plano de ação deve ser considerado concluído.

Descrição do problema:

• Descrição do problema é um resumo do problema que deu origem ao plano. Procure ser claro e sucinto pois este será o título no qual o plano será encontrado.

P – Planejamento - O que se pretende fazer?

• Nesse campo, deverá ser descrito o que foi planejado a ser feito. Mesmo que no decorrer no processo se faça algo diferente do planejado, não se deve alterar esse campo, visto que assim, teremos um histórico do andamento real do plano.

D – Execução - O que foi feito?

• Nesse campo, será descrito o que realmente foi feito. A situação ideal seria que esse campo fosse igual ao planejado, porém, sabemos que isso nem sempre acontece.

C – Verificação - O que se percebe de melhora?

• Nesse campo, será explicado o motivo que nos levou a concluir que o problema foi resolvido. Deve ser um trabalho estatístico ou algo similar, evitando observação pontual.

A – Conclusão - Como se garante que o problema não vai voltar?

• Após se concluir que o problema foi resolvido, nesse campo será esclarecida a garantia de que o problema não irá mais acontecer.

Situação do Plano de ação, o plano de ação pode estar em uma das seguintes situações ou status:

• Em aberto;
• P - em planejamento;
• D - em execução;
• C - em verificação;
• A - em conclusão;
• Concluído; e
• Cancelada.

08 - Imprimir e enviar o Plano de Ação

Estando na visualização do plano de ação, você poderá clicar em “Imprimir” para as seguintes ações:

• Abrir o Plano de Ação em PDF;
• Imprimir o Plano de Ação; e
• Verificar o histórico de revisões na tabela de revisões.

09 - Imprimir e enviar o Plano de Ação

Estando no gerenciador de PDF da sua máquina você pode optar por imprimir, gravar o arquivo PDF na sua máquina e compartilhar por e-mail, por exemplo.

10 - Tabela de revisões do Plano de Ação

Na versão para impressão do Plano de Ação, podemos ver a tabela de revisões.

Visto que o plano de ação possui o envolvimento de várias pessoas, nenhuma revisão pode ser feita sem que seja listada na tabela de revisões, mesmo que seja um simples erro de português.