Objetivos desta aula

• Aprender a identificar os planos com problemas no monitoramento;
• Aprender a realizar uma inspeção de monitoramento do plano geral;
• Entender o formulário de monitoramento de planos gerais;
• Aprender a alterar ou excluir um monitoramento; e
• Aprender a criar um Plano de Ação no padrão PDCA para sanar questões identificadas no monitoramento.

01 - Acesso ao Plano de Monitoramento

Para acessar o Plano Geral de Monitoramento, faça o seguinte:

• Clique em “Monitoramento”; e
• Clique em “Plano Geral”.

02 - Falhas no monitoramento

Estando na visão geral do Plano de Monitoramento, você verá um bloco vermelho com a listagem dos itens que apresentam algum tipo de falha no Plano de Monitoramento.

Veja a seguir os tipos de falhas possíveis:

• Falta de inspeção;
• Inspeção em atraso; ou
• Item mal avaliado.

Para detalhar o monitoramento e sanar o problema, clique no item.

03 - Visão geral do monitoramento

Selecionando determinado item e acionando a aba “Geral”, você verá:

• A listagem de todos os locais onde se pode encontrar o produto químico;
• O resultado da última avaliação;
• A data da última inspeção de monitoramento; e
• O status atual do monitoramento do produto.

04 - Monitorando um determinado item

Todo monitoramento deve gerar evidências a fim de evitar dúvidas no futuro. Para isso, antes de iniciar a inspeção, imprima um formulário em branco para cada item a ser inspecionado.

Para imprimir um formulário em branco, faça o seguinte:

• Selecione a opção “Formulário em branco”; e
• Clique em “Imprimir Formulário”.

05 - Formulário em branco para monitoramento

Nesse momento, um formulário em branco será preparado para ser impresso. Esse formulário contém:

• Dados da empresa e do auditor;
• Uma breve descrição do que deve ser observado durante a inspeção;
• Formulário com campo para a avaliação de 1-5 e justificativa;
• Questionário direcionado ao auditor – essas questões podem ser personalizadas;
• Observações do auditor; e
• Campo para a assinatura do auditor e de alguma eventual testemunha.

06 - Digitando o formulário de monitoramento

Atenção: O formulário preenchido e assinado é a evidência da inspeção, portanto, deve ser arquivado após ter sido digitado.

Para digitar o formulário, faça o seguinte:

• Clique na estrela correspondente à avaliação – 1 é muito ruim e 5 é excelente;
• Escolha uma justificativa principal da listagem predefinida;
• Se necessário, forneça mais detalhes, então, clique em “Continuar”.

07 - Imprimindo o formulário digitado

Caso deseje, a qualquer momento, reimprimir o formulário após digitado, ou, caso queira colher as assinaturas no formulário digitado e não manuscrito, faça o seguinte:

• Selecione o item e a aba “Formulário”;
• Escolha uma data em que haja sido feita alguma inspeção; e
• Clique em “Imprimir Formulário”.

08 - Histórico dos monitoramentos do item

Para conhecer o histórico das avaliações de determinado item, faça o seguinte:

• Selecione o item em questão;
• Acesse a aba “Histórico”; e
• Veja todos os monitoramentos por data, avaliações e eventuais planos de ação abertos.

Caso queira ver o histórico apenas de um local de uso, clique no local e o histórico será filtrado.

09 - Editar ou excluir determinado monitoramento

Muito cuidado ao editar ou excluir um monitoramento, considere que as evidências estão impressas e arquivadas.

Altere apenas um monitoramento caso se perceba imediatamente alguma falha na digitação.

Para excluir, clique na lixeira.

Para editar, clique no lápis.

10 - Criando um Plano de Ação

Caso um problema tenha sido encontrado durante o monitoramento, é prudente que se abra um Plano de Ação para aumentar o envolvimento e documentar todo o processo.

Para abrir um novo Plano de ação, faça o seguinte:

• Escolha a inspeção que contenha o problema a ser sanado;
• Clique no botão “+ Novo Plano”;
• Descreva brevemente o problema que se quer sanar;
• Escolha um responsável para a primeira análise; e
• Clique em “Gravar”.

Para saber mais sobre Planos de Ação, acesse a aula correspondente.