Objetivos desta aula

• Aprender a aprovar um documento previamente carregado;
• Aprender a prorrogar a data de vencimento de um documento, dizendo que a revisão atual ainda é válida.

01 - Módulo de Documentação

Antes de mais nada, verifique se o módulo de documentação está ativo. Estando ativo, o ícone será mostrado na tela inicial na cor preta, caso contrário, estará cinza.

Caso não esteja, clique nele, então, ative o módulo de documentação.

02 - Acesso à Documentação do sistema

Para acessar todos os documentos do sistema, clique em “Documentação” no menu lateral.

03 - Seleção do tipo de documento

Escolha o tipo de documento que deseja aprovar.

Observe que para você poder aprovar um documento, o Administrador deve primeiro:

• Ter incluído o seu nome na equipe de trabalho; e
• Ter lhe habilitado a aprovar os documentos de dado tipo.

Para verificar isso. Clique na barra “Mais” e veja a equipe constituída e as devidas permissões.

04 - Aprovando um documento

Observe que só podem ser aprovados os documentos que possuem revisões pendentes.

Os documentos que precisam ser aprovados possuem um botão com um martelo.

Para efetuar a aprovação, clique nele.

05 - Conferindo e aprovando documento

Antes de mais nada, leia atentamente a revisão do documento mostrada na tela. Jamais confie em outra revisão, por exemplo, enviada por e-mail.

Lembre-se, o seu nome e CPF será vinculado à nova revisão do documento e judicialmente, você será mais responsável pelo conteúdo do documento do que o próprio Editor.

Caso não tenha nenhuma dúvida, clique em “Aprovar”.

06 - Documento Aprovado

Observe agora que não existe mais o botão com o martelo de aprovação.

Veja também que o número da Revisão mudou, indicando que a nova versão do documento já está em vigor.

07 - Validade do documento

Ao criar um Tipo de Documento, existe a opção de se determinar uma data de revalidação. Caso seja zero, não precisa revalidar, se for 365 dias, por exemplo, uma vez por ano o sistema pede para que o documento seja relido, então, ele pode ser:

• Revisado; ou
• Revalidado.

08 - Revalidar um documento

Caso você seja membro da equipe de trabalho e tenha permissão para validação do documento, então, o botão de revalidação lhe será exibido.

Se a data de validade tiver vencido ou estiver próxima, clique em “Revalidar”.

09 - Definindo a nova data de validade

Normalmente, os processos mudam com o passar do tempo, então, antes de prolongar a data de validade, leia o documento atentamente.

Estando ainda vigente, escolha um novo período de validade, que pode ser de no máximo o período definido para o tipo de documento.

Então, clique em “Revalidar”.

10 - Nova data de validade

Observe agora que a data de validade foi ampliada.

Caso estivesse em atraso, então deixaria de ficar em vermelho.