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Plano de Monitoramento

Plano de Monitoramento: Aprenda a implementar um Plano de Monitoramento eficiente na sua empresa

Plano de Monitoramento

Saiba como criar um Plano de Monitoramento simples e eficiente usando apenas ferramentas on-line. Plano de Monitoramento é uma forma organizada de se fazer inspeções regulares. O Plano de Monitoramento pode ser direcionado à gestão da Qualidade, do Meio Ambiente ou da Saúde e Segurança no trabalho.


 

Porque ter um Plano de Monitoramento?

Sabemos que não basta definir uma estratégia eficiente para atingir um objetivo. Temos que ficar sempre de olhos bem abertos.

Vamos supor que você tenha na sua empresa uma lâmpada de emergência. Ela é de boa qualidade e está instalada em um local adequado. Pergunto: isso basta para garantir que na queda de energia ela vai se ascender mantendo a segurança de todos? Claro que não!

A bateria pode desgastar, alguém pode bater algo e quebrar a lâmpada, ela pode sumir e tantas outras coisas que nem convém listar. Certo?

Para isso, definimos uma rotina de monitoramento. A rotina pode ser simples, do tipo: Todo primeiro dia do mês, alguém vai acionar a lâmpada e aguardar 2 horas para ver se ela se mantém acesa. Se sim, ótimo e até o mês que vem. Se não, as devidas providências devem ser tomadas.

Essa simples rotina de monitoramento reduz muito o risco de se ficar no escuro, concorda?

Um Plano de Monitoramento é a definição de todas as rotinas de monitoramento da sua empresa!

 

Quais os tipos de Plano de Monitoramento?

Apesar de se poder implantar Planos de Monitoramento para tudo, podemos relacionar os seguintes:

  • Monitoramento de uso de EPI (capacete, luvas, óculos, etc.);
  • Monitoramento de EPCs (extintores, alarmes, detectores, etc.);
  • Monitoramento de guarda e uso de Produtos Químicos;
  • Monitoramento de vazamentos e contaminações;
  • Monitoramento de prazo de validade de materiais perecíveis; etc.

Convém lembrar que por força de lei e de normas nacionais e internacionais, os Planos de Monitoramento são requeridos nos sistemas de gestão da Qualidade, Meio Ambiente e Saúde e Segurança do Trabalho.

 

De que é composto um Plano de Monitoramento?

Podemos dividir um Plano de Monitoramento nas seguintes partes:

  • Localização dos riscos na empresa;
  • Definição dos pontos que precisam ser monitorados;
  • Periodicidade de inspeção, que pode ser: semanal, mensal, semestral ou anual;
  • Detalhes de o que se deve inspecionar. Definir padrões de aprovação ou reprovação é bastante conveniente; e
  • Responsável pelo monitoramento.

Com o Plano de Monitoramento em mãos, devemos gerar um calendário dinâmico de ações.

 

Calendário de ações:

O calendário de ações relacionadas ao Plano de monitoramento deve conter minimamente o seguinte:

  • As datas para as próximas inspeções; e
  • Os calendários de cada Plano de Ação gerados.

Por exemplo:

Definimos que o nível de cloro deve ser monitorado nas torneiras da empresa. Devemos então, definir os locais de monitoramento, por exemplo: pia da cozinha, lavatório do banheiro e bebedouro.

Devemos definir a periodicidade, por exemplo: a cada semana.

O nosso calendário deve mostrar onde devemos monitorar e quando. Na data marcada, devemos nos deslocar até os locais, medir o cloro e gerar um registro. Ou seja, uma evidência da data e da leitura.

Caso algum ponto apresente leitura fora do limite, um Plano de Ação deve ser aberto.

Esse Plano de Ação deve conter:

  • P – um planejamento para sanar o problema;
  • D – o que será feito para que o problema não volte a ocorrer e quem o fará;
  • C – tornar a verificar a medição para garantir que o problema foi resolvido; e
  • A – uma validação mais abrangente e a conclusão.

Tudo isso com data, nome do responsável e registros.

 

Como fazer o Plano de Monitoramento na prática?

Na prática, o Plano de Monitoramento pode ser feito de diversas maneiras:

  • Usando fichas organizadas;
  • Usando uma agenda no papel;
  • Usando planilhas em Excel;
  • Usando uma agenda eletrônica; etc.

Porém, com essas práticas antiquadas de gestão, recaímos em diversas armadilhas que podem colocar tudo a perder, principalmente durante uma fiscalização ou auditoria.

A nossa sugestão é usar uma ferramenta web feita especificamente para isso. Nesse caso, recomendamos a cmcenter.com.br/ .

 

Como acessar a ferramenta?

Para se ter acesso à ferramenta da CM Center, basta acessar a internet e ir ao site cmCenter.com.br, então clicar e “Acesse” e selecionar “Test-Drive”.

 

Entendendo a ferramenta

Visão do Plano de Monitoramento

Objetivos desta aula
  • Identificar as falhas no Plano de Monitoramento.
  • Identificar os pontos de melhoria do sistema de gestão.
  • Verificar a situação do monitoramento do Plano Geral, dos EPIs, dos EPCs e dos produtos químicos.
  • Saber a data da próxima inspeção.
  • Imprimir os formulários de monitoramento.

 

Acesso aos Plano de Monitoramento

01 – Acesso aos Plano de Monitoramento

Para acessar o Plano de Monitoramento, faça o seguinte:

  • Clique em “Monitoramento”.

 

Visão geral do Plano de Monitoramento

02 – Visão geral do Plano de Monitoramento

Estando em Monitoramento, você poderá ver o seguinte:

  • Monitoramento do Plano Geral;
  • Monitoramento dos Usuários de EPI;
  • Monitoramento dos EPCs; e
  • Monitoramento dos Produtos Químicos.

Para cada tipo de monitoramento, você verá dois gráfico, que são:

PONTUALIDADE

  • É o percentual de pontos de monitoramento que estão sendo monitorados em dia. Por exemplo: quando um monitoramento é mensal e faz menos de 1 mês que foi inspecionado.

AVALIAÇÂO

  • É o percentual de pontos de monitoramento que não mostraram nenhum problema na última inspeção, ou seja, receberam 5 estrelas.

 

Análise do Plano de Monitoramento

03 – Análise do Plano de Monitoramento

Para acessar um determinado plano de monitoramento, clique no seu título, ou então, acesse pelo menu.

Os planos de Monitoramento podem ser:

  • Usuários de EPI – para inspecionar a conservação e o uso dos EPIs;
  • EPCs – para inspecionar os EPCs, como os extintores de incêndio;
  • Produtos Químicos – para inspecionar os locais de guarda e uso dos produtos; e
  • Plano Geral – para inspecionar qualquer outro ítem.

 

Análise do Plano de Monitoramento

04 – Visão geral de Plano de Monitoramento

Observe que da mesma forma que acessamos um tipo de Plano de Monitoramento, podemos acessar todos.

 

Seleção de item do Plano de Monitoramento

05 – Seleção de item do Plano de Monitoramento

Observe que no seletor da esquerda, temos dois blocos, são eles:

1. Falhas no Monitoramento:
Neste bloco em vermelho, estarão apenas os pontos de monitoramento mal avaliados ou em atraso, ou seja, merecem atenção.

2. Todos os pontos de Monitoramento:
Neste bloco em azul, estarão todos os pontos de monitoramento.

Para selecionar, basta clicar no item.

 

Visão geral do item em monitoramento

06 – Visão geral do item em monitoramento

Tendo sido selecionado o item, ao selecionar a aba “Geral”, você verá:

  • Se, por Usuário: uma listagem dos seus EPIs;
  • Se, por EPC: uma listagem dos equipamentos;
  • Se, por químico: uma listagem dos locais onde ele está; ou
  • No Plano Geral, uma listagem dos tipos de monitoramento.

Nessa listagem, você verá:

  • A última avaliação;
  • A data da próxima inspeção; e
  • A situação do item.

 

Instruções para o Monitoramento

07 – Instruções para o Monitoramento

Acessando a aba “Formulário” você verá, inicialmente, as instruções básicas para o auditor na hora da inspeção do monitoramento.

Observe que essa instrução é um texto que pode ser personalizado pela empresa.

 

Formulário de Monitoramento

08 – Formulário de Monitoramento

Para acessar ou imprimir o formulário usado pelo auditor durante a inspeção de monitoramento, ainda na aba “Formulário”, escolha um formulário que pode ser:

  • Formulário em branco – caso queira um formulário vazio para ser respondido; ou
  • Um formulário que já tenha sido preenchido – caso se queira comparar com a situação atual.

Então, clique em “Imprimir Formulário”.

 

Formulário de monitoramento de usuários

09 – Formulário de monitoramento de usuários

O formulário de monitoramento de usuários contém:

  • A data da auditoria;
  • Os dados do usuário;
  • A descrição da inspeção, que pode ser personalizada;
  • Uma listagem com os EPIs, avaliação (1-5) e justificativa;
  • Perguntas ao usuário que podem ser personalizadas;
  • Perguntas ao auditor que podem ser personalizadas;
  • Campo para observação; e
  • Assinatura do auditor, auditado e testemunha em caso de se usar como advertência escrita.

 

Formulário de monitoramento de EPI

10 – Formulário de monitoramento de EPI

O formulário de monitoramento de EPI contém:

  • A data da auditoria;
  • A descrição do EPI auditado;
  • A descrição da inspeção, que pode ser personalizada;
  • Uma lista com os usuários, avaliação (1-5) e justificativa;
  • Perguntas ao auditor que podem ser personalizadas;
  • Campo para observação; e
  • Assinatura do auditor e testemunha.

 

Formulário de monitoramento de EPC

11 – Formulário de monitoramento de EPC

O formulário de monitoramento de EPC contém:

  • A data da auditoria;
  • A descrição do EPC auditado;
  • A descrição da inspeção, que pode ser personalizada;
  • Uma listagem dos equipamentos, avaliação (1-5) e justificativa;
  • Perguntas ao auditor que podem ser personalizadas;
  • Campo para observação; e
  • Assinatura do auditor e testemunha.

 

Formulário de Produtos Químicos

12 – Formulário de Produtos Químicos

O formulário de monitoramento de produtos químicos contém:

  • A data da auditoria;
  • A descrição do produto químico auditado;
  • A descrição da inspeção, que pode ser personalizada;
  • Uma listagem dos produtos químicos, avaliação (1-5) e justificativa;
  • Perguntas ao auditor que podem ser personalizadas;
  • Campo para observação; e
  • Assinatura do auditor e testemunha.

 

Histórico de Monitoramento do item

13 – Histórico de Monitoramento do item

Ao selecionar a aba “Histórico”, você verá:

  • Uma listagem por data de todas as inspeções realizadas;
  • A identificação do item inspecionado;
  • A avaliação de 1 à 5 e a justificativa do auditor; e
  • O número do Plano de Ação caso tenha sido aberto.

Criando um Monitoramento

Cadastrar Plano de Monitoramento geral

Objetivos desta aula
  • Aprender a inserir, editar e excluir um Plano de Monitoramento;
  • Aprender a definir o procedimento de inspeção;
  • Aprender a definir a periodicidade de inspeção; e
  • Aprender a manipular as localizações dos itens monitorados.

 

Acesso aos Plano de Monitoramento Geral

01 – Acesso aos Planos de Monitoramento Geral

Para acessar o Plano Geral de Monitoramento, faça o seguinte:

  • Clique em “Monitoramento”; e
  • Clique em “Plano Geral”.

 

Permissão de acesso

02 – Permissão de acesso

Nem todas as pessoas cadastradas possuem acesso às alterações. Essa atividade só pode ser realizada por quem tiver atributos que permitam que o cadeado esteja aberto, e não fechado e em vermelho.

 

Inserir novo Monitoramento

03 – Inserir novo Monitoramento

Para inserir um novo monitoramento, faça o seguinte:

  • Clique em “+ Inserir Monitoramento”;
  • Digite o nome do item a ser monitorado; e
  • Clique em “Inserir”.

 

Inserindo os dados do novo Monitoramento

04 – Inserindo os dados do novo Monitoramento

Após inserir o novo item, faça o seguinte:

  • Digite uma descrição;
  • Escolha a periodicidade de inspeção, que pode ser: semanal, mensal, semestral ou anual;
  • Descreva o que deve ser inspecionado; e
  • Clique em gravar.

 

Editando ou excluindo um Monitoramento

05 – Editando ou excluindo um Monitoramento

Para editar um Plano de Monitoramento, faça o seguinte:

  • Selecione o Monitoramento desejado;
  • Clique no lápis ao lado da descrição do Monitoramento;
  • Altere tudo que desejar; e
  • Clique em “Gravar”.

Para excluir, faça o seguinte:

  • Selecione o Monitoramento desejado;
  • Clique no lápis ao lado da descrição do Monitoramento;
  • Selecione o item “Excluir”; e
  • Clique em “Gravar”.

 

Definindo locais de Monitoramento

06 – Definindo locais de Monitoramento

Um item de monitoramento pode estar presente em diversos locais. Para inserir os locais, faça o seguinte:

  • Escolha o monitoramento desejado;
  • Acesse a aba “Geral”;
  • Clique em “+ Localização”;
  • Detalhe a localização; e
  • Clique em “Gravar”.

Repita esses passos tantas vezes forem necessárias.

 

Manipulando os locais de Monitoramento

07 – Manipulando os locais de Monitoramento

Clicando no lápis ao lado da localização desejada você pode:

  • Alterar a descrição da localização;
  • Selecionar o campo “Excluir” para apagar; e
  • Clicar em “Gravar” para efetivar a alteração.

 

Usando o Plano de Monitoramento

Monitorando os Planos Gerais

Objetivos desta aula
  • Aprender a identificar os planos com problemas no monitoramento;
  • Aprender a realizar uma inspeção de monitoramento do plano geral;
  • Entender o formulário de monitoramento de planos gerais;
  • Aprender a alterar ou excluir um monitoramento; e
  • Aprender a criar um Plano de Ação no padrão PDCA para sanar questões identificadas no monitoramento.

 

Acesso ao Plano de Monitoramento

01 – Acesso ao Plano de Monitoramento

Para acessar o Plano Geral de Monitoramento, faça o seguinte:

  • Clique em “Monitoramento”; e
  • Clique em “Plano Geral”.

 

Falhas no monitoramento

02 – Falhas no monitoramento

Estando na visão geral do Plano de Monitoramento, você verá um bloco vermelho com a listagem dos itens que apresentam algum tipo de falha no Plano de Monitoramento.

Veja a seguir os tipos de falhas possíveis:

  • Falta de inspeção;
  • Inspeção em atraso; ou
  • Item mal avaliado.

Para detalhar o monitoramento e sanar o problema, clique no item.

 

Visão geral do monitoramento

03 – Visão geral do monitoramento

Selecionando determinado item e acionando a aba “Geral”, você verá:

  • A listagem de todos os locais onde se pode encontrar o produto químico;
  • O resultado da última avaliação;
  • A data da última inspeção de monitoramento; e
  • O status atual do monitoramento do produto.

 

Monitorando um determinado item

04 – Monitorando um determinado item

Todo monitoramento deve gerar evidências a fim de evitar dúvidas no futuro. Para isso, antes de iniciar a inspeção, imprima um formulário em branco para cada item a ser inspecionado.

Para imprimir um formulário em branco, faça o seguinte:

  • Selecione a opção “Formulário em branco”; e
  • Clique em “Imprimir Formulário”.

 

Formulário em branco para monitoramento

05 – Formulário em branco para monitoramento

Nesse momento, um formulário em branco será preparado para ser impresso. Esse formulário contém:

  • Dados da empresa e do auditor;
  • Uma breve descrição do que deve ser observado durante a inspeção;
  • Formulário com campo para a avaliação de 1-5 e justificativa;
  • Questionário direcionado ao auditor – essas questões podem ser personalizadas;
  • Observações do auditor; e
  • Campo para a assinatura do auditor e de alguma eventual testemunha.

 

Digitando o formulário de monitoramento

06 – Digitando o formulário de monitoramento

Atenção: O formulário preenchido e assinado é a evidência da inspeção, portanto, deve ser arquivado após ter sido digitado.

Para digitar o formulário, faça o seguinte:

  • Clique na estrela correspondente à avaliação – 1 é muito ruim e 5 é excelente;
  • Escolha uma justificativa principal da listagem predefinida;
  • Se necessário, forneça mais detalhes, então, clique em “Continuar”.

 

Imprimindo o formulário digitado

07 – Imprimindo o formulário digitado

Caso deseje, a qualquer momento, reimprimir o formulário após digitado, ou, caso queira colher as assinaturas no formulário digitado e não manuscrito, faça o seguinte:

  • Selecione o item e a aba “Formulário”;
  • Escolha uma data em que haja sido feita alguma inspeção; e
  • Clique em “Imprimir Formulário”.

 

Histórico dos monitoramentos do item

08 – Histórico dos monitoramentos do item

Para conhecer o histórico das avaliações de determinado item, faça o seguinte:

  • Selecione o item em questão;
  • Acesse a aba “Histórico”; e
  • Veja todos os monitoramentos por data, avaliações e eventuais planos de ação abertos.

Caso queira ver o histórico apenas de um local de uso, clique no local e o histórico será filtrado.

 

Editar ou excluir determinado monitoramento

09 – Editar ou excluir determinado monitoramento

Muito cuidado ao editar ou excluir um monitoramento, considere que as evidências estão impressas e arquivadas.

Altere apenas um monitoramento caso se perceba imediatamente alguma falha na digitação.

Para excluir, clique na lixeira.

Para editar, clique no lápis.

 

Criando um Plano de Ação

10 – Criando um Plano de Ação

Caso um problema tenha sido encontrado durante o monitoramento, é prudente que se abra um Plano de Ação para aumentar o envolvimento e documentar todo o processo.

Para abrir um novo Plano de ação, faça o seguinte:

  • Escolha a inspeção que contenha o problema a ser sanado;
  • Clique no botão “+ Novo Plano”;
  • Descreva brevemente o problema que se quer sanar;
  • Escolha um responsável para a primeira análise; e
  • Clique em “Gravar”.

Para saber mais sobre Planos de Ação, acesse a aula correspondente.

FISPQ Hidróxido de Sódio - Perigos, cuidados e EPIs

FISPQ Hidróxido de Sódio – Perigos, cuidados e EPIs

A FISPQ Hidróxido de Sódio é a ficha de segurança do hidróxido de sódio, um produto altamente corrosivo e pode produzir queimaduras, cicatrizes e cegueira. Na indústria ele é usado como base química, na fabricação de papel, detergente, tecidos, detergentes, alimentos e biodiesel. Também é utilizada para desobstrução de encanamentos e no tratamento de efluentes.

 

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