O controle de entrega de EPI é algo muito simples na teoria. O técnico de segurança do trabalho sabe quais cargos requerem EPIs. Sabe também a periodicidade de troca e a data de validade do produto, pois, está escrito na embalagem. A partir daí a tarefa é bem simples:
- Identifique quais são as pessoas que desempenhas cada cargo;
- Compre os EPIs;
- Treine cada um deles quanto ao uso e conservação dos EPIs;
- Entregue os EPIs;
- Pegue a assinatura dele de que foi treinado e que recebeu o EPI;
- Anote a data da troca do EPI;
- Anote a validade do EPI indicada pelo fabricante.
Cada vez que a periodicidade de troca ou a validade do EPI vencer, então você terá nova ação. Vá até o usuário, recolha o EPI usado e entregue um novo.
Fácil se não fosse pelo fato de ter centenas de trabalhadores por cada técnico de segurança. Ou ainda, se não fosse pelo fato de que alguns cargos chegam a usar mais de 10 EPIs.
Sendo assim, você precisa de uma estratégia para controlar todas essas entregas quase que diariamente. Vamos então analisar as mais comuns:
Não controlar
A falta de controle de entrega de EPI é a pior opção e a que eu mais tenho visto. O técnico espera que o usuário peça um novo EPI independente do tempo de uso. Ou então, o técnico troca todos os EPIs na véspera das auditorias.
O controle de entrega de EPI está citado na NR-6 no seguinte item:
6.6 Responsabilidades do empregador
6.6.1 Cabe ao empregador quanto ao EPI:
h) registrar o seu fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico.
Fonte : http://www.guiatrabalhista.com.br/legislacao/nr/nr6.htm
Esse método parece funcionar por um bom tempo, até o momento que um dos seguintes eventos acontece:
- Um acidente com lesão grave ou morte onde o usuário estava usando um EPI vencido;
- Um processo trabalhista em que o usuário alega, e prova, que os EPIs que usava não eram regularmente trocados;
- Uma fiscalização trabalhista de surpresa na empresa.
De quem é a culpa?
Controlar no papel
Infinitamente melhor do que não ter um controle de entrega de EPI é ter fichas ou caderno de controle. Porém, essa prática requer uma dedicação e habilidade muito grande para não se perder. Além do mais, os registros de segurança devem ser guardados por mais 20 anos após a saída do funcionário.
Lembrando que conservar papéis por tanto tempo, só é viável se eles forem bem protegidos e sem muito manuseio. No caso de cadernos e fichas, elas estarão sendo manuseadas diariamente. Isso sem falar da caligrafia e da higiene de todos que passaram por aí.
E quanto à organização?
Se você organiza por ordem cronológica pode ser bom por um lado, mas não por outro. Quando precisar de todos os registros de determinado trabalhador, vai ter que pegar tudo. No caso do caderno, quando um advogado pedir uma simples evidência, vai ter que ficar com o caderno todo.
Se você organiza por trabalhador e precisar saber das entregas de um EPI de determinado CA, então, precisa ver tudo.
Ou seja, a chance de dar errado na hora em que mais deveria dar certo é enorme.
Controlar no Excel
Até agora essa é a melhor solução!
Com uma super planilha em Excel, algumas macros e tabelas dinâmicas, tudo fica mais claro e bonito. Certo?
Vale lembrar que cada vez que você abre essa planilha, todos os dados estarão nas suas mãos. Isso significa que se você perder a planilha, perdeu tudo.
Gravar várias versões evita que se perca tudo, porém, nunca se sabe qual versão está certa. Pode estar mais atualizada para uma entrega, porém, pode ter sido apagado de outro.
E quando você pega uma planilha de 15mil linhas. Você consegue saber quem alterou a linha 807?
Não me venha dizer que só você mexe na planilha. Estamos falando de mais de 20 anos e que você tira férias. Ou não?
Vai por mim. Isso vai dar errado um dia!
Software de controle on-line
Agora sim o controle de entrega de EPI tem chance de dar certo, pois os dados ficam em uma nuvem na internet. Os dados são protegidos e criptografados. Cada vez que se altera algo, não se altera o resto. Em cada alteração se registra o nome e a data de quem fez.
Vamos considerar também que com todos os tipos de relatório que se pode tirar, nada fica esquecido.
Porém, devemos saber que ter um sistema não gera provas perante um juiz. Você tem que imprimir os registros e colher as assinaturas. Ai sim, é só fazer o seu trabalho.
Sistema de controle de entrega de EPI da CM Center
Na minha opinião, a CM Center tem o melhor e mais completo sistema de controle de entrega de EPI. Além de ser simples de usar e possuir um treinamento passo a passo em vídeo, possui muitos outros recursos que vão te impressionar.
Sem falar do custo que é bastante justo.
Quer saber mais, então acesse https://cmcenter.com.br/pt-br/sistema-de-gestao-de-seguranca/
Alvaro Freitas