Objetivos desta aula

• Aprender a adicionar um novo documento;
• Aprender a carregar um documento em PDF;
• Aprender a adicionar uma nova revisão de um documento existente; e
• Aprender a substituir uma revisão ainda não aprovada.

01 - Módulo de Documentação

Antes de mais nada, verifique se o módulo de documentação está ativo. Estando ativo, o ícone será mostrado na tela inicial na cor preta, caso contrário, estará cinza.

Caso não esteja, clique nele, então, ative o módulo de documentação.

02 - Acesso à Documentação do sistema

Para acessar todos os documentos do sistema, clique em “Documentação” no menu lateral.

03 - Seleção do tipo de documento

Antes de se tentar carregar um documento, as seguintes ações devem ter sido realizadas:

• O Tipo de documento deve ter sido criado;
• Uma equipe de trabalho deve ter sido definida; e
• O seu nome deve estar na equipe com permissão para editar.

Mesmo que você seja Administrador, para tomar qualquer ação em um documento, você deve estar na equipe habilitado a editar.

Estando tudo certo, selecione o tipo de documento que você pretende criar ou revisar.

04 - Incluindo novo documento

Para criar um novo documento, clique no botão “+ Documento”.

Caso este botão não esteja habilitado, é porque o seu nome não está na equipe de trabalho ou então, você não possui permissão para edição.

05 - Criar documento

Digite um número de identificação que ainda não tenha sido usado, por exemplo, se já existem os Manuais MAN-001 e MAN-002, você pode usar a identificação 003 para criar o documento MAN-003.

Digite um título curto para o documento, deixe maiores detalhes para a descrição.

Digite uma descrição breve que contenha as palavras chaves de procura, assim, quando alguém quiser procurar por um documento e digitar uma palavra, o documento será encontrado pelo sistema.

Clique no botão “Gravar”.

06 - Entendendo um documento novo

Ao criar um novo documento sem ter carregado seu arquivo PDF nem ter sido aprovado, o documento terá revisão “0” e não poderá ser aberto.

Apenas os editores poderão ver os botões de edição e carga de arquivo.

07 - Enviando arquivo em PDF

Observe que se você for editor, você pode carregar um arquivo em PDF para qualquer documento, esteja ele vazio, pendente de aprovação ou em vigor.

Para enviar o documento para o sistema, faça o seguinte:

• No seu editor preferido, por exemplo o MS Office Word, crie o novo documento;
• Quando lhe parecer perfeito, grave o documento em PDF no seu computador; então
• Clique no botão para carregar arquivo.

08 - Escolhendo o arquivo em PDF

Para escolher o arquivo, faça o seguinte:

• Clique no botão “Escolher Arquivo”;
• Escolha no seu computador o arquivo do documento; e
• Clique em “Enviar”.

09 - Entendendo o arquivo enviado

Nesse momento, o arquivo foi enviado mas não pode ser visto por ninguém, visto que ainda não foi aprovado.

Todos continuam vendo a revisão anterior.

Observe que ao enviar um arquivo, foi criada uma nova revisão.

Por exemplo, se não havia nada, foi criada a revisão 1. Se estivesse na revisão 2, teria sido criada a revisão 3.

Enquanto essa revisão não for aprovada, todos os envios estarão sobrescrevendo a mesma revisão.

Se o aprovador solicitar alguma alteração, simplesmente envie novamente.

10 - Documento pendente

Observe que a única coisa que mudou foi que o botão com um martelo, solicitando aprovação apareceu.

O novo documento ainda não está visível e ficará assim até ser aprovado por alguém da equipe com tais atributos.

Nesse momento, é possível:

• Que o Aprovador aprove o documento enviado pelo Editor; ou
• Que o Editor envie um novo documento em PDF.