Objetivos desta aula

• Conhecer a situação dos usuários de EPI;
• Treinar usuários;
• Revalidar EPIs;
• Entregar EPIs;
• Alterar entregas;
• Excluir treinamentos;
• Imprimir recibos; e
• Enviar e-mail automático.

01 - Selecionando usuário: com falha

Antes de selecionar qualquer usuário, o sistema lhe mostrará os usuários que estiverem em uma das 3 principais falhas, que são:

• Usuários com EPI faltando – nessa categoria estarão os funcionários novos, os que mudaram de cargo ou por algum motivo ainda não receberam algum dos EPIs exigidos para o seu cargo;
• Usuário com EPI atrasado – nessa categoria estarão os usuários que já receberam todos os EPIs devidos, porém, algum dos seus EPIs passou da data de troca ou venceu; e
• Falha no Treinamento – nessa categoria estarão todos os usuários que não foram treinados para algum EPI requerido à ele ou que o treinamento já foi realizado a mais de 1 ano.

Para selecionar qualquer um desses usuários, clique em seu nome.

Caso queira chama-lo, clique no envelope antes do seu nome para enviar um e-mail automático ou ter acesso à seus dados de contato como telefone e endereço eletrônico.

02 - Selecionando usuário: filtros de pesquisa

Através dos filtros de pesquisa, digite parte do nome, digite o CPF, escolha um setor ou escolha uma situação. Fazendo isso, será listado uma relação de usuários que coincidem com os filtros, então, clique no escolhido.

03 - Selecionando usuário: código de barras

Caso o usuário tenha um crachá com código de barras e a sua máquina tenha um leitor de código de barras, então, simplesmente leia o seu crachá e o sistema ira selecioná-lo.

04 - Treinamento de usuário de EPI

Caso o usuário selecionado não esteja em dia com o treinamento de EPIs, uma mensagem será apresentada.

Não é recomendável que nenhum EPI seja entregue a alguém que não se tenha evidências de que foi treinado, portanto, faça o seguinte:

• Clique no botão “Treinar Agora”; ou
• Digite a letra “T” no teclado.

05 - Treinando o usuário de EPI

Na tela, será mostrado uma listagem de todos os EPIs que o trabalhador precisa usar, então, para cada EPI faça o seguinte:

• Explique quais são os riscos que o EPI protege;
• Mostre como o EPI pode ajudá-lo;
• Ensine-o a localizar o número do CA e explique a sua função;
• Explique quando o EPI deve ser usado;
• Demonstre na prática como usar;
• Mostre as boas práticas de higiene e conservação;
• Explique qual é o momento certo da troca do EPI; e
• Por fim, explique que não haverá custo na substituição do EPI e explique quais são as consequências para ele se não usar corretamente.

Se no final, o Usuário não tiver dúvida alguma, então, clique em "Confirmar“ ou digite “Enter” no teclado, caso contrário, clique em "Cancelar". Lembre-se, ele terá que assinar o certificado do treinamento.

06 - Usuário de EPI treinado

Feito isso, observe que o aviso de treinamento irá desaparecer e somente reaparecerá em uma das seguintes condições:

• Ter passado 1 ano do último treinamento; ou
• Algum novo EPI ter sido incluído como requisito para seu cargo.

07 - Seleção do EPI

Observe que uma listagem com todos os EPIs requeridos para o cargo do usuário será apresentada.

Observe que os EPIs estão ordenados por prioridade de troca, ou seja, primeiro os que ainda não foram entregues, depois os que estiverem em atraso.

Os EPIs que tiverem que ser entregues ou trocados imediatamente estarão em vermelho.

Você pode selecionar um EPI de uma das seguintes formas:

• Clicando no nome do EPI a ser entregue;
• Digitando o número que se encontra diante do nome do EPI (1, 2, 3,...) no teclado;
• Lendo o código de barras correspondente diretamente da tela do seu computador; ou
• Lendo o código de barras do equipamento a ser entregue que provavelmente estará na etiqueta do EPI, na embalagem ou na prateleira do seu estoque.

08 - Avaliação do EPI

Caso o usuário já tenha usado o EPI escolhido e não tenha feito a avaliação do CA nos últimos 30 dias, será requerida a avaliação imediata.

A avaliação é simples, simplesmente pergunte a ele, de 1 à 5, quanto você avalia o EPI que você está usando (não o novo, mas sim o já usado)?

Com a resposta dele, faça o seguinte:

• Clique na estrela correspondente; ou
• Digite no teclado um número de 1 à 5.

Então, a solicitação de avaliação irá sumir.

09 - EPI avaliado

Observe que apesar da solicitação ter sumido, você ainda pode mudar a avaliação à qualquer momento, para isso, basta clicar na estrelinha correspondente.

A avaliação do CA-EPI é importante para ajudar o comprador a decidir o CA que irá comprar.

10 - Revalidação de EPI

Revalidar um EPI significa aumentar o prazo de troca. Imagine que foi entregue a um trabalhador um EPI que deve ser trocado mensalmente, porém, o trabalhador esteve em férias e não usou o EPI. Nesse caso, o EPI não precisa ser substituído, porém, precisa ser avaliado por um profissional e revalidado.

A revalidação gera uma evidência documental da mesma forma que uma troca de EPI.

Existe algumas condições para que a opção de revalidação de EPI seja exibida:

• O trabalhador deve ter recebido o EPI;
• O EPI deve estar dentro da validade especificada pelo Fabricante; e
• A data da troca prevista não pode ser além de uma semana.

Se todos esses critérios forem atendidos, o sistema mostrará a opção em “verde” de revalidação.

Caso o Técnico de Segurança ache que o EPI pode continuar em uso, faça o seguinte:

• Clique na opção de Revalidar;
• Tecle “R” no seu teclado; ou
• Leia o código de barras diretamente na tela do seu computador.

11 - Revalidação de EPI

Nesse momento, escolha o novo período entre os disponibilizados. Observe que o prazo nunca será maio do que a validade do produto entregue nem maior do que a periodicidade de troca definida para o cargo.

Então, clique em “Adiar a Troca” ou tecle “Enter” no seu teclado.

12 - Escolhendo o CA a ser entregue

Tendo definido o EPI a ser entregue, você tem as seguintes opções para dizer as sistema qual equipamento será entregue:

• Vá até o estoque e leia o código de barras do EPI disponível; ou
• Escolha na tela um CA clicando na opção desejada; ou
• Tecle o número mostrado diante do CA desejado; ou
• Leia o código de barras diretamente na tela do computador.

13 - Escolhendo o CA por tamanho

Alguns CAs possuem complementos, como por exemplo sapatos que podem ser de diversos tamanhos.

Se for esse o caso, escolha o tamanho ou variação desejada. Observe a quantidade disponível em estoque.

14 - Detalhes da entrega

Antes de efetivar a entrega do EPI, você pode definir o seguinte:

• Quantidade;
• Data do vencimento impressa na embalagem do EPI. Quando em branco, será considerado como validade indeterminada;
• O número do lote impresso na embalagem do EPI caso você deseje controlar isso; e
• O motivo da entrega. Estar atento a isso pode gerar controles bastante interessantes identificando desperdício e mal uso.

Estando tudo certo, clique em “Confirmar a Entrega” ou tecle “Enter” no seu teclado.

15 - Recibo consolidado

O recibo consolidado comporta em uma única folha as seguintes informações:

• Os EPIs treinados;
• Os EPIs entregues; e
• Os monitoramentos realizados.

O recibo consolidado deve ser impresso, assinado e arquivado conforme reza a legislação vigente.

O recibo deve ser gerado obrigatoriamente no dia da primeira entrega e treinamento e mensalmente, sempre que houver movimentação.

Para imprimir o recibo consolidado, clique na aba “Recibo”, escolha uma data e clique em imprimir para gerar um arquivo em PDF ou enviar para a impressora.

16 - Alterando uma entrega

Para fazer qualquer alteração em determinada entrega, faça o seguinte:

• Acesse a aba “Entregas”;
• Escolha a entrega a ser alterada e clique na lupa;
• Clique em “Editar”;
• Altere ou Exclua a entrega; e
• Clique em “Gravar”.

Lembre-se: se o recibo já foi gerado, recolha todas as cópias antes de fazer qualquer mudança, pois isso poderia ser interpretado como fraude.

17 - Excluir um treinamento

Caso deseje excluir um treinamento, faça o seguinte:

• Acesse a aba “Treinamentos”;
• Escolha a data do treinamento; e
• Clique na lixeira.

Lembre-se: se o recibo já foi gerado, recolha todas as cópias antes de fazer qualquer mudança, pois isso poderia ser interpretado como fraude.

18 - Contato com o usuário

Caso deseje falar com o usuário, faça o seguinte:

• Escolha o usuário;
• Acesse a aba “E-mail”;
• Veja seu telefone de contato; ou
• Envie um e-mail automático para ele, conforme o modelo apresentado.

19 - Entregando EPI para Visitante

Muitas vezes, você precisa entregar um EPI para alguém que não é seu funcionário ou que ele normalmente não o usaria.

Exemplo de entregas de EPI para não funcionários:

• Visitante;
• Cliente;
• Fornecedor; etc.

Exemplo de entrega de EPI para trabalhador que não precisa do EPI:

• Atendimento à emergência. Entrega de Luvas para brigadistas, por exemplo;
• Visita em área de risco por funcionários administrativos;
• Visita da CIPA em área de risco; etc.

A entrega de EPI para visitantes garante a acuracidade do estoque e gera relatórios financeiros mais precisos e detalhados.

Para entregar um EPI a um visitante, clique em “Visitante”.

20 - Entregando EPI para Visitante: entregando

Escolha o EPI.

Escolha o CA disponível no estoque.

Digite a quantidade de equipamentos entregues.

Digite o nome da empresa e o nome da pessoa. Preste atenção em sempre usar o mesmo nome da empresa para poder gerar um relatório coerente. Por exemplo: se você hoje digitar a empresa como “Termomecânica” e no dia seguinte digitar “Termo Mecânica” ou “Termomecânica LTDA”, então, os relatórios não entenderão se tratar da mesma empresa.

21 - Recibo para visitante

Caso queira, você poderá imprimir um relatório de entrega de EPI para o visitante, para isso, faça o seguinte:

• Clique na aba “Recibo”;
• Escolha o nome do visitante;
• Escolha a data da entrega; e
• Clique em imprimir.

22 - Editando entrega para visitante

Caso queira saber detalhes da entrega ou fazer algum ajuste, faça o seguinte:

• Clique na aba “Entregas”;
• Escolha o período desejado;
• Clique na lupa; e
• Altere ou exclua a entrega.

Veja também:

• EPI - Equipamentos de Proteção Individual
• Treinamento de uso de EPI
• Cadastrar os EPIs
• Relacionar os Cargos aos EPIs