Objetivos desta aula

• Entender a importância do treinamento de documento;
• Aprender a localizar os colegas treinados no documento;
• Aprender a realizar um treinamento de documento; e
• Aprender a imprimir um certificado de treinamento de documento.

01 - Módulo de Documentação

Antes de mais nada, verifique se o módulo de documentação está ativo. Estando ativo, o ícone será mostrado na tela inicial na cor preta, caso contrário, estará cinza.

Caso não esteja, clique nele, então, ative o módulo de documentação.

02 - Acesso à Documentação do sistema

Para acessar todos os documentos do sistema, clique em “Documentação” no menu lateral.

03 - Seleção do tipo de documento

Escolha o tipo de documento que deseje acessar o treinamento.

Para saber se você pode tutorear (ministrar) um treinamento, clique na barra “Mais” e verifique se você está na equipe, caso não esteja, mas gostaria de estar, solicite ao Administrador do sistema.

04 - Treinamento de documento

Para acessar os treinamentos, clique no ícone de treinamento.

Porque realizar o treinamento?

O fato de se publicar um documento não garante que os envolvidos o tenham lido, muito menos que o tenham entendido.

Devido a isso, é fundamental que alguém que tenha total conhecimento do documento, à cada nova revisão, reúna todos os envolvidos e explique o seu conteúdo.

Controlar os treinamentos se faz necessário para garantir que não faltou ninguém.

Imprimir o certificado, colher as assinaturas e arquivar, pode ser importante no futuro como evidência para sanar questões jurídicas.

05 - Revisão treinada do documento

Primeiramente, vamos esclarecer que o fato de alguém ter sido treinado na revisão 1 do documento não garante que ele conheça a revisão 2. Por isso, ao publicar uma nova revisão, trate de treinar todos novamente, por menor que seja a alteração.

Na tela de treinamento, você terá um histórico dos treinamentos de todas as revisões, porém, você só pode treinar na mais nova revisão aprovada.

Para consultar os treinamentos de outras versões do documento, selecione a revisão desejada.

06 - Tela do Tutor

Observe que somente um membro da equipe de trabalho do documento com permissão para treinamento poderá ver os seguintes botões:

• Excluir; e
• Incluir treinamento.

07 - Relação de Certificados de Treinamento

Inicialmente veremos uma relação contendo:

• A data do treinamento;
• O nome do participante; e
• O nome do Tutor, ou seja, da pessoa que ministrou o treinamento.

08 - Novo treinamento

Caso você possa ministrar o treinamento do documento selecionado, clique em “+ Novo Treinamento”.

09 - Formatando o Treinamento

A tela será dividida em duas partes. Na primeira, estarão os participantes selecionados, na segunda, uma listagem com todos os trabalhadores ativos.

Observe que inicialmente, nenhum participante estará selecionado.

10 - Adicionando participante

Para adicionar os participantes, basta clicar no botão com um “+” na coluna da direita.

Repita isso quantas vezes quiser.

11 - Removendo participante

Da mesma forma com que foram adicionados, para serem removidos, basta clicar no botão “-” na coluna da esquerda.

12 - Gravando o treinamento

Tendo concluída a relação de participantes, clique no botão “Gravar Treinamento”.

Nesse momento, os participantes serão incluídos como treinados no documento, então, você já pode imprimir o certificado e levá-lo impresso ao treinamento, para no final, colher as assinaturas.

Sabemos que situações acontecem e eventualmente, algum convidado possa não ter comparecido ou não quis assinar por não ter entendido. Não se preocupe, volte ao sistema e exclua o participante como mostraremos a seguir.

13 - Excluir participante do treinamento

No papel de Tutor do curso, você pode excluir qualquer participante do treinamento, para isso, basta clicar na lixeira correspondente.

14 - Imprimindo o certificado geral

Caso queira imprimir o certificado com todos os participantes que participaram em qualquer data da respectiva revisão do documento, clique no botão “Imprimir Certificado com todos os participantes”.

15 - Certificado com todos os participantes

Feito isso, um documento em PDF será gerado com todos os participantes em todos os momentos.

16 - Imprimindo o certificado de determinado dia

Para imprimir um certificado somente com os nomes dos participantes de determinado dia, clique na data.

17 - Certificado de determinado dia

Observe agora que o certificado apenas relaciona os participantes do dia.

18 - Imprimindo o certificado individual

Para imprimir um certificado de apenas um participante e em determinada data, basta clicar no nome do participante.

19 - Certificado individual

Agora, você tem um certificado individual do participante.

Esse tipo de certificado é especialmente importante por permitir que o registro assinado possa ser arquivado diretamente na pasta do trabalhador, o que virá a facilitar no futuro em questões jurídicas.

Observe ainda que todos os certificados incluem uma declaração dos assinantes atestando que entenderam o conteúdo do documento.