Tutorial | Tarefas recorrentes

Saiba como usar o planejador de tarefas no seu dia a dia.

Nesta aula você aprender a usar o planejador de tarefas recorrentes para lembrá-lo das tarefas pendentes e verificar o histórico das tarefas.

Tarefas planejadas
Objetivos desta aula
  • Aprender a usar o planejador de tarefas.
  • Saber concluir e reprogramar uma tarefa.
  • Saber cancelar uma tarefa.

 

Acesso ao planejador de tarefas
01 - Acesso ao planejador de tarefas

Para acessar o calendário geral, faça o seguinte:

  • Clique em “Tarefas”.

 

Planejador de tarefas
02 - Planejador de tarefas

O planejador de tarefas é dividido em três partes, são elas:

  • 1 – seletor de tarefas;
  • 2 – detalhamento da tarefa; e
  • 3 – agendamento da tarefa.

 

Seletor de tarefas
03 - Seletor de tarefas

O seletor de tarefas exibe as tarefas ordenadas por data prevista da próxima atividade. As tarefas podem ser:

  • Tarefas atrasadas – quando o prazo já expirou. Elas serão mostradas em vermelho;
  • Tarefas que já deveriam ter iniciado – apesar de não estarem atrasadas, ficam em vermelho as tarefas que estão no prazo definido pelo alerta programado;
  • Tarefas em dia, que estarão em azul; e
  • Tarefas não planejadas, que serão exibidas em cinza.

 

Detalhamento da tarefa
04 - Detalhamento da tarefa

No detalhamento da tarefa, você poderá ver todos os detalhes cadastrados na tarefa.

 

Agendamento da tarefa
05 - Agendamento da tarefa

O dia a dia do SESMT deverá ser direcionado ao atendimento do agendamento das tarefas, a fim de evitar atrasos.

No agendamento da tarefa você verá o seguinte:

  • Uma listagem do histórico das atividades realizadas;
  • Atividades agendadas aguardando ação;
  • Atividades concluídas com êxito;
  • Agendamentos cancelados; e
  • Agendamentos excluídos.

 

Agendamento Excluído
06 - Agendamento Excluído

Quando um agendamento é excluído, ele assim se apresenta, e você pode fazer o seguinte:

  • Clicar no botão com a data da exclusão para saber mais;
  • Editar e alterar qualquer detalhe do agendamento; ou
  • Reabrir o agendamento, revogando a sua exclusão.

 

Agendamento Cancelado
07 - Agendamento Cancelado

Quando um agendamento é cancelado, ele assim se apresenta, e você pode fazer o seguinte:

  • Clicar no botão com a data do cancelamento para saber mais;
  • Editar e alterar qualquer detalhe do agendamento; ou
  • Reabrir o agendamento, revogando o seu cancelamento.

 

Agendamento Concluído com sucesso
08 - Agendamento Concluído com sucesso

Quando um agendamento já foi concluído com sucesso, ele assim se apresenta, e você pode fazer o seguinte:

  • Clicar no botão com a data da conclusão para saber mais;
  • Editar e alterar qualquer detalhe do agendamento; ou
  • Reabrir o agendamento, revogando a sua conclusão.

 

Agendamento planejado
09 - Agendamento planejado

O agendamento estará na condição de planejado enquanto ela estiver aguardando uma ação que pode estar atrasada ou não.

Para um agendamento em aberto, você pode fazer o seguinte:

  • Clicar na data prevista para saber mais; e
  • Clicar em editar para alterar a data prevista, o responsável pela tarefa e as observações de acompanhamento da tarefa.

 

Agendamento planejado – ações possíveis
10 - Agendamento planejado – ações possíveis

Para uma ação planejada você pode fazer o seguinte:

  • Concluir a tarefa;
  • Cancelar a tarefa; ou
  • Excluir a tarefa

 

Excluir Agendamento planejado
11 - Excluir Agendamento planejado

Para excluir um agendamento de tarefa, você precisa:

  • Clicar no ícone da lixeira;
  • Digitar uma justificativa para a exclusão; e
  • Clicar em “Apagar”.

Lembrando que um agendamento excluído pode ser reaberto ao ser editado.

 

Cancelar Agendamento planejado
12 - Cancelar Agendamento planejado

Para cancelar um agendamento de tarefa, você precisa:

  • Clicar no ícone de cancelamento;
  • Digitar uma justificativa para o cancelamento; e
  • Clicar em “Cancelar”.

Lembrando que um agendamento cancelado pode ser reaberto ao ser editado.

 

Concluir Agendamento planejado
13 - Concluir Agendamento planejado

Para concluir um agendamento de tarefa, você precisa:

  • Clicar no ícone de conclusão em verde;
  • Digitar uma justificativa para a conclusão; e
  • Clicar em “Concluir”.

A conclusão somente deve ser realizada após ter certeza de que a tarefa foi realizada e os registros foram arquivados conforme o plano de arquivamento descrito na tarefa considerando o local de guarda.

 

Agendamento automático
14 - Agendamento automático

Ao se concluir uma tarefa agendada, o sistema, considerando a recorrência configurada, irá sugerir o novo planejamento.

Para agendar a próxima tarefa, faça o seguinte:

  • Altere, se necessário, a data do próximo evento;
  • Altere, se necessário, o nome do responsável; e
  • Caso deseje, digite um recado para ser lido por quem for refazer a tarefa.

 

Agendamento de tarefa
15 - Agendamento de tarefa

Observe que só se pode ter um agendamento em aberto. Por exemplo: uma tarefa mensal já programada para amanhã, não pode ser programada também para o mês que vem, ela deve ser criada somente depois da sua conclusão.

Um novo agendamento pode ser feito em uma das seguintes condições:

  • A tarefa acaba de ser criada e ainda não foi agendada;
  • O agendamento foi excluído;
  • O agendamento foi cancelado; ou
  • O agendamento foi concluído com êxito, porém, quem concluiu não aceitou a criação automática do próximo evento.

Observe que todas as tarefas devem ter um agendamento, exceto se a tarefa não precisar mais ser realizada, por exemplo: limpar uma caixa d’agua que não existe mais.

Ao ser exibida a opção “+ Agendar tarefa”, clique nela para um novo agendamento.

 

Agendamento de tarefa
16 - Agendamento de tarefa

Para planejar um novo agendamento para a tarefa, faça o seguinte:

  • Clique em “+ Agendar tarefa”;
  • Escolha a data do próximo evento;
  • Escolha um responsável;
  • Se necessário, digite um texto de acompanhamento; e
  • Clique em “Inserir”.

 

O dia a dia do SESMT
17 - O dia a dia do SESMT

O dia a dia do SESMT consiste em registrar todas as tarefas recorrentes e não permitir que nenhuma fique em atraso e tampouco sem agendamento.

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