Objetivos desta aula

• Aprender a usar o planejador de tarefas.
• Saber concluir e reprogramar uma tarefa.
• Saber cancelar uma tarefa.

01 - Acesso ao planejador de tarefas

Para acessar o calendário geral, faça o seguinte:

• Clique em “Tarefas”.

02 - Planejador de tarefas

O planejador de tarefas é dividido em três partes, são elas:

• 1 – seletor de tarefas;
• 2 – detalhamento da tarefa; e
• 3 – agendamento da tarefa.

03 - Seletor de tarefas

O seletor de tarefas exibe as tarefas ordenadas por data prevista da próxima atividade. As tarefas podem ser:

• Tarefas atrasadas – quando o prazo já expirou. Elas serão mostradas em vermelho;
• Tarefas que já deveriam ter iniciado – apesar de não estarem atrasadas, ficam em vermelho as tarefas que estão no prazo definido pelo alerta programado;
• Tarefas em dia, que estarão em azul; e
• Tarefas não planejadas, que serão exibidas em cinza.

04 - Detalhamento da tarefa

No detalhamento da tarefa, você poderá ver todos os detalhes cadastrados na tarefa.

05 - Agendamento da tarefa

O dia a dia do SESMT deverá ser direcionado ao atendimento do agendamento das tarefas, a fim de evitar atrasos.

No agendamento da tarefa você verá o seguinte:

• Uma listagem do histórico das atividades realizadas;
• Atividades agendadas aguardando ação;
• Atividades concluídas com êxito;
• Agendamentos cancelados; e
• Agendamentos excluídos.

06 - Agendamento Excluído

Quando um agendamento é excluído, ele assim se apresenta, e você pode fazer o seguinte:

• Clicar no botão com a data da exclusão para saber mais;
• Editar e alterar qualquer detalhe do agendamento; ou
• Reabrir o agendamento, revogando a sua exclusão.

07 - Agendamento Cancelado

Quando um agendamento é cancelado, ele assim se apresenta, e você pode fazer o seguinte:

• Clicar no botão com a data do cancelamento para saber mais;
• Editar e alterar qualquer detalhe do agendamento; ou
• Reabrir o agendamento, revogando o seu cancelamento.

08 - Agendamento Concluído com sucesso

Quando um agendamento já foi concluído com sucesso, ele assim se apresenta, e você pode fazer o seguinte:

• Clicar no botão com a data da conclusão para saber mais;
• Editar e alterar qualquer detalhe do agendamento; ou
• Reabrir o agendamento, revogando a sua conclusão.

09 - Agendamento planejado

O agendamento estará na condição de planejado enquanto ela estiver aguardando uma ação que pode estar atrasada ou não.

Para um agendamento em aberto, você pode fazer o seguinte:

• Clicar na data prevista para saber mais; e
• Clicar em editar para alterar a data prevista, o responsável pela tarefa e as observações de acompanhamento da tarefa.

10 - Agendamento planejado – ações possíveis

Para uma ação planejada você pode fazer o seguinte:

• Concluir a tarefa;
• Cancelar a tarefa; ou
• Excluir a tarefa

11 - Excluir Agendamento planejado

Para excluir um agendamento de tarefa, você precisa:

• Clicar no ícone da lixeira;
• Digitar uma justificativa para a exclusão; e
• Clicar em “Apagar”.

Lembrando que um agendamento excluído pode ser reaberto ao ser editado.

12 - Cancelar Agendamento planejado

Para cancelar um agendamento de tarefa, você precisa:

• Clicar no ícone de cancelamento;
• Digitar uma justificativa para o cancelamento; e
• Clicar em “Cancelar”.

Lembrando que um agendamento cancelado pode ser reaberto ao ser editado.

13 - Concluir Agendamento planejado

Para concluir um agendamento de tarefa, você precisa:

• Clicar no ícone de conclusão em verde;
• Digitar uma justificativa para a conclusão; e
• Clicar em “Concluir”.

A conclusão somente deve ser realizada após ter certeza de que a tarefa foi realizada e os registros foram arquivados conforme o plano de arquivamento descrito na tarefa considerando o local de guarda.

14 - Agendamento automático

Ao se concluir uma tarefa agendada, o sistema, considerando a recorrência configurada, irá sugerir o novo planejamento.

Para agendar a próxima tarefa, faça o seguinte:

• Altere, se necessário, a data do próximo evento;
• Altere, se necessário, o nome do responsável; e
• Caso deseje, digite um recado para ser lido por quem for refazer a tarefa.

15 - Agendamento de tarefa

Observe que só se pode ter um agendamento em aberto. Por exemplo: uma tarefa mensal já programada para amanhã, não pode ser programada também para o mês que vem, ela deve ser criada somente depois da sua conclusão.

Um novo agendamento pode ser feito em uma das seguintes condições:

• A tarefa acaba de ser criada e ainda não foi agendada;
• O agendamento foi excluído;
• O agendamento foi cancelado; ou
• O agendamento foi concluído com êxito, porém, quem concluiu não aceitou a criação automática do próximo evento.

Observe que todas as tarefas devem ter um agendamento, exceto se a tarefa não precisar mais ser realizada, por exemplo: limpar uma caixa d’agua que não existe mais.

Ao ser exibida a opção “+ Agendar tarefa”, clique nela para um novo agendamento.

16 - Agendamento de tarefa

Para planejar um novo agendamento para a tarefa, faça o seguinte:

• Clique em “+ Agendar tarefa”;
• Escolha a data do próximo evento;
• Escolha um responsável;
• Se necessário, digite um texto de acompanhamento; e
• Clique em “Inserir”.

17 - O dia a dia do SESMT

O dia a dia do SESMT consiste em registrar todas as tarefas recorrentes e não permitir que nenhuma fique em atraso e tampouco sem agendamento.